Trucos para definir los reportes de un software para cooperativas
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Trucos para definir los reportes de un software para cooperativas

Trucos para definir los reportes de un software para cooperativas

En reuniones con proveedores de sistema es común preguntarse qué información y en qué formato se requieren las salidas del software para cooperativas. En estos casos se prefiere pecar por exceso que por defecto. Sin embargo, no es recomendable llenarse de reportes innecesarios.  Para ayudar con esta tarea, este artículo ofrece algunos trucos.

 Pero primero definamos que son reportes. Son salidas que se presentan con un formato y un diseño atractivo que facilite la visualización e interpretación de la información. Generalmente se agrupan por un interés específico, ejemplo: Empleados con préstamos en la cooperativa. Pueden mostrar información muy sencilla en columnas o resúmenes en gráficos de torta, barras, líneas, etc. Están diseñados para ser impresos. Tienen el logotipo de la asociación o cooperativa.

Teniendo claro lo que son reportes veamos los consejos para determinar cuáles incluir en un software para cooperativas:

1.       Determinar las entradas y salidas por proceso.

Todos los datos ingresados sufren una transformación, en otras palabras, generan un flujo de información. Por ejemplo, el sueldo –un dato básico- se le aplica un porcentaje para obtener el descuento a la caja de ahorros o cooperativa, la cantidad ahorrada más el sueldo y otras variables son tomadas en cuenta para obtener la capacidad de pago de un empleado. El resultado de los procesos debe mostrarse a los fines de informar al personal y evidenciar el cálculo estimado.

2.       Definir las solicitudes por unidad o personal interesado.

A la cooperativa o asociación solidarista los empleados pueden solicitar información sobre un préstamo, su tabla de amortización, haberes en ahorros, etc. A nivel administrativo requerirán informes de seguimiento mensual, trimestral o con cualquier periodicidad. La alta gerencia pedirá información más agregada de las actividades de la cooperativa. A todos estos requerimientos se debe dar respuesta.

3.       Realizar análisis por diferentes variables.

Tener datos de varios años sirve para hacer estudios estadísticos sobre diferentes aspectos. Los resultados de estos análisis son presentados a la alta gerencia para toma de decisiones. Es interesante conocer –por ejemplo- en qué destinan los préstamos los empleados, en qué mes del año se hacen más requerimientos, cuál será la estimación de dinero disponible a corto, mediano y largo plazo, etc. Todos estos indicadores son útiles para definir la estrategia con información certera y objetiva.

4.       Seguir los estándares de los reportes recomendados por los expertos.

Antes de tomar cualquier decisión sobre reportes para un software para cooperativas es útil escuchar los consejos de los expertos del área. El Consejo Mundial de Cooperativas (WOCCU) describe en una sección del documento “Estándares de sistemas de información para Cooperativas de Ahorro y Crédito” las características de los reportes para este sector. También el Grupo Consultivo de Ayuda a la Población (CGAP) en su Guía práctica Sistemas de información gerencial para instituciones de microfinanzas contiene un capítulo descriptivo sobre elaboración de reportes y una sección de modelos de reportes.

El WOCCU explica que el software para cooperativas debe proveer:

·         Resúmenes estadísticos y proyecciones de flujo de efectivo con fines gerenciales.

·         Listados diarios y reportes de calidad de cartera.

·         Alertas cuando se cumplen condiciones predeterminadas como: montos de préstamos mayores de una cantidad dada, tasas de interés menores a un porcentaje establecido, etc.

·         Reporte de Balance de Comprobación, Transacciones Diarias, Mayor, Estados Financieros.

·         Trazas de auditoría, es decir, registros de las actividades realizadas por cada usuario.

·         Estados de cuenta.

·         Reportes al final del día, entre otros.

El grupo CGAP, por su parte, indica en su publicación que para definir las necesidades de información se debe identificar a los usuarios, es decir, a todos aquellos que estén involucrados dentro y fuera con la cooperativa. Cada grupo de usuarios debe explicar cuál es la información que requiere, cómo se debe presentar, con qué frecuencia y en qué horario.

También explica el CGAP que los usuarios necesitan ver reportes de ahorros, de la cartera de colocaciones, balances, flujos de fondos, estados de resultados; pero dependiendo del nivel jerárquico la información será más o menos detallada. El sistema debe presentar reportes de transacciones detalladas e ir ascendiendo para mostrar un resumen de los estados financieros y de la información solicitada por la gerencia. Es importante que los reportes estén diseñados para que el detalle respalde la información resumida.

Con estos trucos será muy fácil establecer los reportes del software para cooperativas. En caso de que quede algo pendiente siempre se podrá obtener los datos y exportarlos a una hoja de cálculo para darle formato o presentar en gráfico. Si el reporte es requerido periódicamente se sugiere solicitar su inclusión como parte del software en el servicio postventa. Todo lo que se guarda es susceptible de ser consultado.