Sifco | Que debe tener un Sistema para Cooperativas y Asociaciones Solidaristas
16077
post-template-default,single,single-post,postid-16077,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-10.1.2,wpb-js-composer js-comp-ver-5.1,vc_responsive
 

Que debe tener un Sistema para Cooperativas y Asociaciones Solidaristas

Que debe tener un Sistema para Cooperativas y Asociaciones Solidaristas

Ya sea que estas pensando adquirir un sistema financiero para asociaciones y cooperativas de trabajadores, o ya tienes un sistema y quieres saber si cumple con los estándares. De cualquier manera lo primordial es que conozcas las características que debes buscar en todo sistema de manejo de información, y asegurarte de que sea el indicado para ti.

En principio un sistema financiero no es mas que una solución que permite simplificar la tarea de gestionar la información referente a los asociados, los aportes, los créditos, los reportes, etc. Todo esto garantizando un respaldo efectivo y una mayor eficiencia en la ejecución de estas tareas.

Pero específicamente que debo buscar en un sistema financiero?

Para responder esta pregunta, en diciembre del año 2001 el Consejo Mundial de Cooperativas publicó un documento llamado “Management Information Systems Standard for Credit Unions” (Estándares de sistemas de información para Cooperativas de Ahorro y Crédito). El documento se encuentra disponible públicamente en su pagina web, sin embargo, para hacerte mas sencillo entender esto, vamos a simplificar cada uno de los puntos y destacar las características mas importantes que debe tener todo sistema financiero para asociaciones solidaristas y cooperativas de trabajadores:

Funcionalidades: 

  • Las funcionalidades determinan el alcance del software para cumplir con tus necesidades. Es importante, a la hora de estudiar un sistema para cooperativas y asociaciones, que primero analices lo que esperas de este. En principio todo software debe cumplir con funciones mínimas que se pueden distribuir en 4 categorías:
  1. Programa de Contabilidad: un buen sistema debe incluir soluciones de manejos de contabilidad que además permita acceder de manera sencilla pero precisa a toda la información de los prestamos y ahorros, el seguimiento de ingresos y egresos. Lo mas importante, es que debe incluir la posibilidad de generar reportes contables adaptados a las necesidades de las asociaciones y cooperativas.
  2. Manejo de la cartera de prestamos: debe incluir funciones para la adición y modificación de todo tipo de productos de crédito, el manejo y el control de depósitos, pago e información histórica, etc. Además este sistema debe estar integrado con el sistema de contabilidad para ver los resultados de estas operaciones de manera instantánea.
  3. Manejo de ahorros, depósitos y aportaciones: funciones como la identificación de los beneficiarios, la retención de impuestos sobre los intereses y la integración con el sistema de contabilidad son estrictamente necesarias para un sistema de manejo financiero, y es importante adaptarlas a una interfaz fácil de manejar para el usuario.
  4. Información de Asociados: necesitas un sistema que haga fácil la tarea de llevar el registro de pagos, depósitos, prestamos. Es importante que tenga un portal para cada asociado, de esta manera cada uno de los asociados puede revisar su información y el estado de sus aportes ingresando con un usuario particular.

Flexibilidad:

  • Como asociación y cooperativa tienes necesidades muy especificas, de nada te sirve tener un montón de funciones que no uses nunca, por eso es importante que el sistema para cooperativas y asociaciones se adapte a ti y no al contrario.
  • La flexibilidad se aplica a la capacidad del software para soportar distintos productos de ahorro y préstamo, distintos métodos de pago, el manejo de múltiples sucursales, y que sea actualizable. En general que ofrezca la posibilidad de ser configurado a cualquier situación.

Escalabilidad:

  • Tu te mantienes en crecimiento y necesitas un sistema que crezca contigo. La escalabilidad se refiere a la capacidad del sistema de adaptarse a tus nuevas necesidades y ofrecer nuevos productos por los próximos 5 años.

Amigable al Usuario:

  • De que sirven todas estas funciones si no puedes manejarlas y debes estar llamando a soporte técnico constantemente? La idea de un sistema de manejo financiero es otorgar las herramientas a las asociaciones y cooperativas para que manejen fácilmente sus finanzas.
  • Por esta razón el sistema debe tener una interfaz sencilla de usar, también debe incluir toda la preparación necesaria para que el cliente sea perfectamente capaz de manejar el sistema por su cuenta y aprovechar al máximo sus funcionalidades.

Capacidad de Generar Reportes:

  • “Un reporte vale mas que mil palabras” bueno quizás así no es el famoso refrán, pero debes saber la importancia de generar reportes claros y entendibles, que sirvan de constancia para los asociados. También debes tener en cuenta una posible auditoria y por esto los reportes también deben ser adaptados a tu caso particular, y debe existir la posibilidad de crear nuevos reportes por parte del usuario.

Cumplimiento de Normativas:

  • Otra característica muy importante (que no mucha gente toma en consideración hasta que es muy tarde) es que el sistema debe cumplir con las normativas locales e internacionales para las asociaciones y cooperativas o debe incluir la posibilidad de ser modificado para que las cumpla.

Soporte Técnico:

  • Aunque el sistema sea el mas sencillo de usar, siempre peden surgir errores inesperados o situaciones que requieran la asistencia profesional de la empresa encargada de mantener el sistema. En este caso es necesario que el soporte sea efectivo y expedito para que no afecte las actividades de la cooperativa.
  • Esto también incluye el cumplimiento de los estándares de seguridad para el manejo de este tipo de información, y también comprende la posibilidad de realizar copias de seguridad periódicamente y restauraciones en caso de fallos.

En términos generales esto es lo que debes buscar en un buen sistema de manejo de información para tu cooperativa de trabajadores o asociación solidarista, aunque al final del día lo mas importante es que el sistema cumpla con tus necesidades especificas.

Si te pareció interesante recuerda compartir esta información y  déjanos saber cualquier duda en la sección de comentarios.