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¿Por qué utilizar un software para asociaciones solidaristas?
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¿Por qué utilizar un software para asociaciones solidaristas?

¿Por qué utilizar un software para asociaciones solidaristas?

La tecnología es parte fundamental en nuestra sociedad. La mayoría de las instituciones, por no decir todas, automatizan sus procesos para aprovechar el tiempo en actividades productivas. Pero, ¿es realmente útil el software para asociaciones solidaristas?, ¿cuáles son las razones para adoptar un sistema de gestión?,¿en qué momento es recomendable hacer la inversión? Trataremos de responder estas preguntas a continuación.

Asociación solidarista con un software vs asociación solidarista sin software

Para ello supongamos dos escenas: la asociación A tiene instalado un software para asociaciones solidaristas y la B, no gestiona sus actividades con un sistema. Utilizaremos la Guía práctica Sistemas de información gerencial para instituciones de microfinanzas publicada por el Grupo Consultivo de Ayuda a la Población (CGAP) y la Guía Práctica de Informatización de cooperativas agrícolas de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO).

En la asociación A la automatización de los procesos ayuda a su  gestión. La consulta de los asociados, su capacidad de pago, el monto de los préstamos, etc. todo esto está disponible en segundos con el sistema. En el caso contrario, los miembros de la asociación B deben esperar  muchos días por una respuesta. Los métodos de cálculo lo realizan en forma manual y en ocasiones, cometen errores.

En la asociación A se realizan respaldos periódicos a la información almacenada en la base de datos. En la asociación B el resguardo de los datos queda a discreción de un empleado quien, con intención o accidentalmente, puede borrar toda la información.  Las hojas de cálculo son archivos que se pueden eliminar fácilmente.

El CGAP explica que disponer de buena información ayuda a una institución a desempeñarse de manera eficiente y efectiva pues facilita la administración de sus recursos.  El personal puede realizar un mejor seguimiento de su cartera y continuar sirviendo a sus miembros aún con un creciente número de asociados.  

En la asociación B al utilizar un sistema manual de hojas de cálculo se puede volver difícil de manejar conforme aumente el uso de columnas y filas. Si la organización no está preparada para el crecimiento reducirá la calidad de sus servicios y pondrá en riesgo la salud financiera de la institución.

La asociación A, en cambio, al gestionar sus procesos con un software para asociaciones solidaristas será capaz de producir información precisa, oportuna y completa sobre sus operaciones, en particular con respecto al manejo de su cartera de préstamos, la consolidación de su desempeño financiero y la expansión de la clientela atendida.

La FAO expone que las asociaciones en los países en desarrollo experimentan una lentitud en la gestión de la información. En la asociación B se requiere de mayor cantidad de personal para su mantenimiento. Además que están expuestos a errores y a la posibilidad de abusos. La información generalmente está desactualizada o incorrecta.

En la asociación A la automatización ayuda al administrador de las asociación a racionalizar las operaciones, recortar los costos de funcionamiento y aumentar la red de miembros e instituciones asociadas. La conexión a internet presenta también ventajas, ya que agiliza la comunicación con los miembros, los socios y los clientes, con un costo muy reducido. Y además pueden conectarse desde lugares distantes a la ubicación física de la asociación solidarista.

¿En qué momento es recomendable adoptar un software para asociaciones solidaristas?

Iniciar operaciones con toda la infraestructura tecnológica instalada es el mejor escenario. Si la organización dispone de un sistema manual o semi manual con pocos miembros y piensa crecer es oportuno la implantación de un software para asociaciones solidaristas. Si quiere incluir nuevas funcionalidades como parte de sus atribuciones vale la pena ofrecer servicios con tiempos de respuesta ajustados a las necesidades de sus miembros. Todos queremos conocer nuestra disponibilidad de préstamos y capacidad de pago de inmediato.

Un software para asociaciones solidaristas permite organizar y mantener las operaciones en forma sistematizada bajo un mismo esquema de funcionamiento. Los métodos de cálculo así como las reglas, restricciones y normas se automatizan para estandarizar los procesos de la asociación. El manejo del sistema podrá ser ejecutado siguiendo los manuales de usuario y con pocas instrucciones sin requerir conocimiento de expertos en el área de contabilidad o finanzas. Si estás pensando en adoptar un software para asociaciones solidaristas te recomendamos seguir nuestro  método de selección de proveedores.

Usar la tecnología para automatizar procesos permite dedicar tiempo al análisis de oportunidades y mejora de la productividad. Aprovechar las ventajas que ofrece un software redundará en el bienestar de los empleados y la satisfacción de los miembros.

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