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No más desperdicios

No más desperdicios

No más desperdicio de recursos con flujo de trabajo electrónico

Por: Michelle Harbinak Shapiro, Hyland Software – 26 de agosto de 2014

En la parte uno de esta serie, exploramos lo importante que es deshacerse del desperdicio de recursos para el futuro de las cooperativas de hoy.  En la parte dos vimos cómo con ECM las cooperativas vuelven a lo básico y el desperdicio desaparece.  Ahora es momento de dar el último paso y desaparecer el desperdicio en los procesos.

¿Cómo lo logramos?  ¿Acaso yo tengo una varita mágica?

De cierta forma sí la tengo.  Y es poderosa.  Es el flujo de trabajo electrónico.

Todas las soluciones ECM de nivel superior tienen un componente de flujo de trabajo electrónico.  Es un motor para automatizar y un sistema de enrutamiento electrónico que permite a las organizaciones procesar el trabajo de manera más rápida y eficiente.

Si su organización aún depende de papeles o tiene problemas con procesos lentos, aquí encontrará beneficios clave del componente de flujo de trabajo de una solución ECM.

· Agiliza procesos

El flujo de trabajo comienza con un evento, como agregar un documento a un archivo. Para iniciar el flujo de trabajo, el sistema puede capturar palabras clave, propiedades del documento o algo más simple como datos que se encuentren en documentos pasivos. El flujo de trabajo se asegura de que la información esté completa y correcta antes de pasar al siguiente proceso.

· Reduce costos

Automatizar el flujo de trabajo evita tareas como tener que verificar de manera manual que estén todos los documentos y los datos requeridos pasando por los distintos departamentos de la empresa.

· Brinda soporte a las iniciativas de cumplimiento

Los procesos que han sido bien definidos gestionan la seguridad de los documentos, y crean pistas de auditoría detalladas que cuentan con datos históricos, ahorrando así tiempo y energía cuando deban preparase para una auditoría. Incluso puede darle acceso en línea a los auditores a los documentos que necesiten para que no sea necesario realizarlo físicamente y de esa forma apresurar el proceso.

· Acelera el reconocimiento de ganancias y mejora los servicios

Con el flujo de trabajo pasando la documentación automáticamente a través de los procesos, su organización se vuelve más eficiente que aquellas que confían en procesos manuales. Los cambios más rápidos y los procesos de mejor calidad llevan a una mejor interacción con los clientes y miembros. Porque en un mundo de acceso inmediato a la información, los clientes y los miembros no quieren esperar una respuesta mientras su personal busca en grandes archivos llenos de papel.

Las organizaciones están llenas de procesos. Piense en algún proceso en su cooperativa que consuma mucho tiempo y que necesite reestructura: solicitud para cancelar hipotecas, transferencias bancarias, auditoría de cuentas fiduciarias, período de gracia.

Use su varita mágica de flujo de trabajo.

No importa cual sea el proceso, al utilizar el flujo de trabajo automatizado se maximiza la eficiencia y se mejora la calidad porque el proceso se lleva a cabo de manera consistente todas las veces. Las decisiones se toman más rápido porque se evitan los errores humanos en el proceso. El desperdicio de recursos se acaba y su cooperativa puede cambiar realmente la forma en que trabajan.

 

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