Conoce el proceso de migración de datos
16087
post-template-default,single,single-post,postid-16087,single-format-standard,bridge-core-2.1.5,ajax_fade,page_not_loaded,,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-20.2,qode-theme-bridge,disabled_footer_bottom,wpb-js-composer js-comp-ver-6.1,vc_responsive
 

Conoce el proceso de migración de datos

Conoce el proceso de migración de datos

El lenguaje utilizado por los analistas de sistemas parece otro idioma. Cuando lo escuchamos nuestra mente empieza a volar para ocuparse de otros asuntos pendientes. Y si intentamos aterrizar ya no podemos seguirles el ritmo.

Realmente no es un dialecto de otro mundo. Hoy descifraremos lo que llaman “migración de datos” y, para colocarlo en contexto, imaginaremos cómo se haría en una cooperativa.

Supongamos que una cooperativa de ahorro y crédito tiene desempeñándose un año. El proceso de inscripción de trabajadores, carga de ahorros y otorgamiento de préstamos lo realizan en una hoja de cálculo. Dado que es complejo realizar sus actividades en forma manual su directiva decidió comprar e instalar un software de gestión financiera.

Antes de empezar a utilizar el sistema es necesario cargar toda la información existente. No tiene sentido transcribir todos los datos si existen en digital. De esta manera, el sistema estará a punto para continuar con las operaciones. A este proceso de ingresar datos a un software se refiere el término técnico migración de datos.

¿Por qué será tan importante “migrar los datos”?

Tenemos la identificación de un empleado, su nombre, apellido, departamento en el cual trabaja, sueldo, etc. Si no existen estas variables dentro del sistema no se puede realizar ninguna transacción. ¿A quién le abonaremos los préstamos?, ¿cuáles son los empleados registrados en la cooperativa?, ¿a quién calcular capacidad de pago? Si esta información existe en un medio digital es necesario ingresarla al sistema en forma automática.

Tienen que ser datos que hayan sido validados para que el resultado de las consultas, métodos de cálculo, informes, etc. sean confiables. En la cooperativa de ejemplo escribían los datos en celdas de una hoja de cálculo sin ninguna restricción, es decir, sin aplicar ninguna regla que pudiera evitar errores. Es posible que hayan repetido nombres de empleados sin ninguna mala intención. Así que se debe asegurar que los datos estén correctos. Entonces en resumen, el proceso de migración de datos asegura que la información esté registrada y en la forma correcta. De allí su importancia.

¿Cómo se realiza la migración de datos?

Sin importar el nivel de complejidad el proceso tiene tres pasos generales. Por sus siglas en inglés se denomina ETL, Extracción, Transformación y Carga. En caso que se tome información de distintas fuentes o que se trate de gran volumen de datos se pueden utilizar herramientas diseñadas especialmente para facilitar el proceso. 

La extracción consiste en tomar los datos del origen. En el caso de la cooperativa de ejemplo, la información se encuentra en hojas de cálculo. Es necesario realizar una validación de lo captado para determinar inconsistencias o errores. Por ejemplo: el sueldo de los asociados solo debe contener números; el nombre debe ser alfabético, el abono de ahorros no debería ser un número negativo ni cero, y así sucesivamente. Los datos con errores pueden tener repercusiones graves, ¿qué pasaría si la fecha de entrega de un préstamo no es la correcta? Por regla general, no se debe confiar en el origen, hay que verificar la información.

La transformación permite adecuar el dato a las nuevas reglas de negocio. Por ejemplo: el nombre y apellido pueden estar separados en el origen y se decidió manejar los datos en una sola variable, en este caso se está ejecutando una transformación.  También permite unir varios archivos para agregar información complementaria.

La carga se realiza a la base de datos. Los datos se han validado y transformado de acuerdo a las características del nuevo sistema. Generalmente se borra toda la información cargada en las pruebas y se agregan los nuevos datos.

Finalmente, se debe comprobar que la migración se realizó exitosamente. Puede hacerse mediante consultas a la base de datos o con los informes que emite el sistema. Una verificación rigurosa de varios bloques de datos será lo ideal para asegurar la calidad, consistencia y confiabilidad de la información.

¿Por qué buscar expertos para realizar la migración de datos?

El proceso de cargar los datos de un nuevo sistema puede convertirse en un gran dolor de cabeza si no se atienden a tiempo los siguientes inconvenientes:

  • Datos con errores. Es un problema típico de migración. Las reglas establecidas para un campo no se cumple, lo que se traduce en inconsistencias. Ejemplo: en los estatus de empleado se esperaba encontrar las letras A de activo y R de retirado y te aparecen registros con la letra N.
  • Información incompleta. Campos vacíos o con espacios que deberían ser obligatorios. Ejemplo: Se suponía que en el campo género se manejaba solo las variables F para femenino y M para masculino, mientras se realiza la migración te encuentras que hay registros que no tienen ninguna letra.
  • Problemas con el formato. Este caso es una verdadera migraña que afecta todos los sentidos. Ejemplos: Letras en campos que deben ser numéricos, fechas con meses mayores de 12, fechas con valores en 0, nombres con caracteres numéricos, sueldos con montos negativos, y muchos casos más.
  • Datos duplicados. Otro caso que debe verificarse con lupa. Empleados con la misma identificación y diferentes sueldos, por ejemplo.

Todos estos problemas deben tratarse con mucho cuidado. La migración de datos no es solo tomar los datos y copiarlos a un nuevo sistema. Es un proceso que requiere tiempo y dedicación de los analistas de informática y también de los propietarios de la información; quienes finalmente deciden cual opción tomar en cada caso. La calidad de la información se logra aplicando reglas de validación con programas diseñados para tal fin.

Para solventar estos problemas se recomienda el análisis de los datos como parte del diagnóstico inicial. Conocer como está organizada la información puede ayudar a comprender cuán complejo será el proceso de migración de datos. Consultar los datos –en forma aleatoria- sirve para estimar certeramente el tiempo y esfuerzo requerido.

Si la cooperativa o asociación solidarista se gestionaba con hojas de cálculo la probabilidad de que haya inconsistencias en los datos es muy alta. En este caso, iniciar la verificación de la información evitará retrasos a futuro y servirá para asegurar su calidad. Filtrar los datos es una manera de indagar los inconvenientes que se puedan conseguir.

En el caso que los datos estén almacenados en una base de datos y gestionados por un sistema puede disminuir los riesgos de información imprecisa. Sin embargo, si no se establecieron reglas como la obligatoriedad de ciertos campos, el manejo de variables excluyentes, las claves que evitan la duplicidad de los registros, el formato de los campos para aceptar intervalos y tipos de datos, entre otros, es posible que haya datos inconsistentes.

Podemos concluir que la migración de datos es un proceso de suma importancia para la utilización de un software. Velar porque la información sea precisa y consistente en la implementación es trabajar duro para tener la tranquilidad en la operación del sistema.