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Conoce el mejor método de selección de proveedores de software para cooperativas
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Conoce el mejor método de selección de proveedores de software para cooperativas

Conoce el mejor método de selección de proveedores de software para cooperativas

Las asociaciones deben ofrecer servicios rápidos y eficientes a sus
miembros. Para ello deben contar con una plataforma que agilice sus
procesos internos y a la vez mejore la interacción con sus proveedores,
asociados y el entorno empresarial.

 Las soluciones tecnológicas son la respuesta para la automatización de sus transacciones. La decisión de implementar un sistema es de alto impacto para la organización. Por esto, utilizar un método de selección de proveedores de software para cooperativas es la herramienta ideal para ser objetivos.

Una metodología permite digerir –hacer más sencillo- el proceso de elección del proveedor. Cada organización maneja sus particularidades y por ende, los criterios de selección variaran para cada una. El procedimiento para organizar y sistematizar la adquisición de software contempla:

1.- Determinar el proceso del negocio a automatizar.

Se define las necesidades que el software deberá cubrir. ¿Cuáles procesos puede mejorar?, ¿cuánto tiempo se requiere para evaluar la capacidad de pago de un asociado, por ejemplo?, ¿puede conocer la disponibilidad de ahorros para entregar préstamos?, ¿cuántos depósitos recibirá al final de mes?, ¿cuánto tarda en pagar a un asociado que renunció a la empresa?, ¿los socios pueden consultar sus haberes, solicitar préstamos en línea o tienen que hacer sus solicitudes presenciales en la asociación? Si tiene software instalado ¿se ejecutan rápido las consultas e informes?, ¿los datos son confiables o ha encontrado inconsistencias?, ¿el acceso al sistema es seguro?

Todas estas preguntas -y sobre todo las respuestas- servirán para determinar los embudos que evitan que la información fluya dentro de la organización. Es allí donde se debe mejorar los procesos para aumentar la productividad y eficiencia de la asociación.

En este punto es bueno conocer la opinión del equipo que realiza las operaciones. Pueden ayudar a definir la lista de requerimientos y estarán ganados a implementar el software si son tomados en cuenta desde el inicio del proyecto.  Aquí encontrarás un listado de las características de los sistemas para asociaciones y cooperativas.

2.- Definir criterios de selección y su importancia.

Generalmente el precio es el factor predominante como método de selección de proveedores de software. Sin embargo, no debería ser visto como un gasto sino como una inversión que retornará beneficios a la organización. Además es recomendable considerar otros aspectos clave en la adopción de sistemas.

Dentro de los requerimientos a evaluar en un software para asociaciones solidaristas y cooperativas se encuentran: programa de contabilidad, manejo de la cartera de préstamos, manejo de ahorros, depósitos y aportaciones e información de clientes.

La credibilidad del proveedor es esencial para visualizar cómo será el servicio postventa. En este caso, solicitar referencias de clientes y escuchar sus comentarios es una de las mejores fuentes de información sobre todo el proceso de implantación y su relación posterior.

La especialización del software para cooperativas es otro punto neurálgico como criterio de selección. Si el sistema está desarrollado para cooperativas o asociaciones solidaristas se adaptará en un porcentaje muy cercano a organizaciones de ese sector. Esto equivale a menos esfuerzo, tiempo y ajustes en el proceso de utilización del software. Adicionalmente, el conocimiento que tienen los analistas sobre el negocio del sector permitirá compartir su experticia en el modo de ejecutar los procedimientos de la asociación lo que seguro hará fluir mucho más rápido el trabajo.

Los años de experiencia de la empresa proveedora y de sus trabajadores son también un criterio a considerar. Las certificaciones de entes reconocidos le darán más puntaje a una empresa sobre la otra. De igual manera, el tema legal y financiero es necesario evaluarlo, si tienen todos sus documentos en regla y respaldo económico se evitará dolores de cabeza posteriores.

Los aspectos técnicos son evidentemente parte medular de la evaluación. Si el software puede ejecutarse, sin inconvenientes, en la plataforma de la organización, si maneja interfaces con otros sistemas requeridos, si puede conectarse con correo electrónico para enviar algún reporte necesario, si tiene conectividad con herramientas de ofimática en caso, por ejemplo, que se necesite mover los datos a Excel para cálculos posteriores u otra operación. Todos estos factores suman al proceso de selección.

El manejo de la seguridad es fundamental para evitar la intromisión por error o intencional en el sistema. Si es de interés para la empresa contar con diferentes niveles de seguridad, permisos, roles de usuarios, etc. es bueno incluirlo como parte de los criterios de evaluación.

Y no se debe olvidar cómo se gestionan los cambios en el sistema. Ante una modificación requerida para agregar funcionalidad, mejorar procesos, errores presentados o cambios en las leyes se debe especificar cómo se solicitan, desarrollan y entregan nuevas versiones del  software.

Son muchos los criterios que se pueden evaluar. Dependerá de cada organización los que decidan incorporar en la selección. Cada uno de estos factores se les dará una ponderación de acuerdo a su importancia. De esta manera, se premiará la empresa proveedora cuya oferta sea la mejor opción.

3.- Invitar a empresas proveedoras de software para cooperativas.

Es recomendable establecer en un documento cuáles son las características del software que se solicita así como los criterios que se evaluarán en la selección. El informe sirve de base para comunicar a los posibles vendedores de que se trata el proyecto y si son capaces de atender las necesidades pedidas.

Preparar un listado de las potenciales empresas proveedoras a través de una investigación de mercado o por referencias de otras organizaciones del sector. Invitarlos a entregar una propuesta partiendo del informe preparado por la asociación.

4.- Seleccionar al proveedor

En este paso se valoran las ofertas enviadas por las potenciales empresas proveedoras. El contacto con las referencias de clientes presentadas servirá para conocer su impresión de la compañía. La empresa hace la demostración del software que ofrece como parte de los requerimientos.

El equipo evaluador revisa la documentación, coloca un puntaje por cada criterio evaluado con un resumen de las razones de la calificación. Al final se obtiene una sumatoria de la empresa con la propuesta que mejor se adapta a los requerimientos de la asociación.

La utilización de un método de selección de proveedores de software permite entonces, organizar y ejecutar en forma objetiva un proceso donde no solo se adquiere un producto sino que además se inicia una relación de muchos años para la organización.

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