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5 razones para documentar procesos en las cooperativas
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5 razones para documentar procesos en las cooperativas

5 razones para documentar procesos en las cooperativas

Todas las unidades en las cooperativas ejecutan procedimientos para
cumplir con sus funciones. Pero, ¿qué pasa cuando el empleado con mayor
experiencia se retira?, ¿cómo asume su trabajo la persona que ocupa su
cargo?, ¿y si se va de vacaciones? Documentar procesos favorece a
toda la organización. Aquí te explicamos los motivos para hacerlo.

La importancia de la definición de los procesos está estrechamente relacionada con la gestión de la calidad. Y en estos aspectos los gurús son la Organización Internacional para la Normalización (ISO por sus siglas en inglés). Ellos, con su norma ISO 9001: 2015 establecen los requisitos para lograr que una organización, en nuestro caso una cooperativa, cumplan de manera constante con los requisitos de los miembros, y que la calidad se mejore continuamente. Entre las razones básicas para documentar los procesos en las cooperativas se tiene:

1.- Consistencia.

Los procedimientos se realizan siempre de la misma forma. Para evaluar la capacidad crediticia de un miembro, por ejemplo, se tomarán siempre en cuenta los mismos aspectos y en el orden establecido. Así el cooperativista tendrá confianza en que las actividades de la administración son consistentes, predecibles,  efectivas y eficientes.

2.- Aprendizaje.

Al contratar un nuevo empleado su formación será mucho más sencilla y práctica. Solo tiene que seguir la documentación definida. Si olvida algo, al revisar la información, podrá aclarar sus dudas. Esto implica ahorro de tiempo y esfuerzo para su preparación.

3.- Independencia.

Las actividades de la cooperativa no pueden ser conocidas solo por una persona. El proceso debe fluir con total normalidad sin importar quien lo desempeñe. Las reglas deben estar claras. Adicionalmente, ante un cambio en el entorno, por modificación de leyes por ejemplo, el impacto puede descifrarse y aplicar los ajustes necesarios.

4.- Mejora continua.

Al documentar procesos se requiere hacer un análisis de las entradas, actividades, controles y salidas. Este estudio permite encontrar los puntos repetitivos que retrasan el flujo para completar las tareas. Escribirlos no significa sellar su ejecución por siempre. La mejora debe procurarse constantemente para alcanzar la eficiencia de la cooperativa.

5.- Sistematización.

La claridad de los procesos es fundamental cuando se requiere implantar un software. Las especificaciones permitirán al equipo de sistemas comprender las necesidades de información, los datos de entrada, las validaciones necesarias, los cálculos  y las salidas de información.

Al documentar los procesos el beneficiario directo son los miembros de la cooperativa. Así cuando requieran algún servicio, el empleado podrá cumplir con sus obligaciones y satisfacer las solicitudes de la cooperativa.  El aseguramiento de la calidad de la asociación te ayudará a mantener las normas y la forma en que se desarrollan las actividades. La credibilidad de la organización y la confianza de los cooperativistas será el resultado final.

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