5 pasos para la implantación exitosa del software para cooperativas y asociaciones
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5 pasos para la implantación exitosa del software para cooperativas y asociaciones

5 pasos para la implantación exitosa del software para cooperativas y asociaciones

Poner un sistema en operación demanda esfuerzo y dedicación. La combinación de factores humanos, tecnológicos y financieros requiere de mucha coordinación y seguimiento minucioso. Por ello utilizar una guía es la opción perfecta para no perder ningún detalle. La Metodología de Implementación Aplicada (AIM, por sus siglas en inglés) nos ayuda a asegurar que la implantación del software para cooperativas y asociaciones sea exitosa. Entre las etapas a seguir se encuentran:

1.- Planificación y organización del proyecto

Definir las actividades, los responsables y el tiempo es esencial en cualquier proyecto. Un plan sirve como guía no solo para organizar el trabajo y manejar desviaciones sino también para dimensionar el esfuerzo requerido.

Iniciar el proyecto con una reunión con los involucrados: gerente, junta directiva, empleados de la asociación, representante de sistemas de la compañía, personal de recursos humanos y todos aquellos que puedan interactuar con el software. Este acercamiento es una buena estrategia para contar con su participación. Informar sobre los beneficios de adquirir un nuevo software para cooperativas y asociaciones servirá para comprometerlos con la ejecución de sus actividades. Adicionalmente, crea aliados que serán partidarios de la nueva solución y fomentarán los cambios que traerá consigo la nueva herramienta.

2.- Prototipo del equipo de proyecto

Se realizan sesiones de trabajo con miembros de la cooperativa para demostrar el software. Luego de una capacitación el usuario interactúa con el sistema para conocer sus características y funcionalidades. Realiza los procedimientos de ingreso de empleados, cálculo de la capacidad de pago, emisión de préstamos, etc.

Es una oportunidad para hacer preguntas y dar retroalimentación sobre la configuración propuesta y el uso del software. Al final de esta etapa de revisión se determinan los ajustes que se deben realizar al sistema para adecuarlos a las necesidades de la cooperativa. También permite comprender cómo se realizarán los procedimientos una vez instalado el sistema.

3.- Prueba piloto del software para cooperativas y asociaciones

Permite chequear la correcta instalación y funcionamiento del software. Para completar este paso será necesaria la carga de datos y la ejecución de casos de prueba donde se valide la respuesta para cada funcionalidad. En esta etapa se validan las modificaciones propuestas en el proceso anterior.

Se capacita al personal de la cooperativa para usar el software pues un nuevo sistema implica una nueva forma de trabajar. Para formar a los empleados es imprescindible acordar desde la planificación el tiempo de adiestramiento. Los usuarios también aprender a utilizar las opciones de ayuda ante las inquietudes que se les presentará en su rutina de trabajo.

4.- Inicio de operación del sistema

Como parte de esta etapa se gestionan los accesos al nuevo sistema. El manejo de los permisos de los empleados a todos los componentes del software debe realizarse en forma eficiente. La información solo debe estar disponible a los interesados de acuerdo a las políticas de seguridad y acceso de la empresa.

Cuando se adopta un software se requiere migrar los datos del archivo donde se registraban los procesos o de un sistema anterior. En cualquier caso, toda la información debe organizarse y almacenar en el nuevo software. Este paso es indispensable para dar continuidad a las actividades de la empresa.

5.- Revisión post implementación del software para cooperativas y asociaciones

El proyecto termina con la instalación del software. Sin embargo, empieza la operación del producto. El usuario debe recibir el apoyo de la empresa proveedora de acuerdo a las especificaciones establecidas en el contrato. La atención es vital para el desarrollo continuo de los procesos en las organizaciones.

La implantación de un software no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Mantenerse enfocado y cumplir los pasos planteados hará que el proceso sea todo un éxito.