10 problemas al instalar un software para cooperativas y asociaciones
16150
post-template-default,single,single-post,postid-16150,single-format-standard,bridge-core-2.1.5,ajax_fade,page_not_loaded,,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-20.2,qode-theme-bridge,disabled_footer_bottom,wpb-js-composer js-comp-ver-6.1,vc_responsive
 

10 problemas al instalar un software para cooperativas y asociaciones

10 problemas al instalar un software para cooperativas y asociaciones

La implantación es la fase de puesta en producción de un sistema. Instalar un software para cooperativas y asociaciones es un paso que requiere de mucha atención y orientación al detalle. Las aplicaciones de gestión financiera tienen características particulares que difieren del resto. Conocer, con anticipación, los problemas que se pueden presentar ayuda a minimizar su impacto.

Las dificultades que se presentan radican en la diferencia de los entornos sociales y tecnológicos donde se implanta. Cada cooperativa maneja hardware y software con especificaciones propias. El manejo de los datos es único en cada organización. No existen dos instituciones con las mismas necesidades de información.

Copiar programas en un servidor, migrar datos, capacitar personal, autorizar a los empleados, probar la ejecución son parte de las actividades del proceso de instalar software para cooperativas. En las publicaciones del Instituto Aspen denominada MIS for Microenterprise: A Practical Approach to Managing Information Successfully y  la Guía Práctica de Sistemas de información gerencial para instituciones de microfinanzas del Grupo Consultivo de Ayuda a la Población más Pobre CGAP se  resumen algunos problemas que se presentan en esta fase:

  1. Definiciones para los indicadores financieros. Estas unidades de medida permiten comparar períodos para analizar el estado de una organización. Cada cooperativa puede manejar parámetros y niveles óptimos según sus necesidades. Esta diferencia, si no es conocida con anticipación, puede crear inconvenientes en la implantación del sistema.
  2. Técnicas para el tratamiento de los aspectos relacionados con la cartera. Cada asociación puede utilizar diferentes formas de cálculo de la tasa de interés y de las multas, la relación de los ahorros con los préstamos así como la determinación de la morosidad de su cooperativa.
  3. El lenguaje local. La terminología puede variar en diferentes zonas geográficas. Este inconveniente se presenta no solo en la visualización del software sino también en los vocablos utilizados en las ayudas y manuales del usuario.
  4. Las regulaciones bancarias y contables nacionales. Cada país tiene leyes y reglamentos diferentes. Los ajustes deben realizarse antes de iniciar el proceso de implementación del software.
  5. Las preferencias individuales de la gerencia o personal decisor del sistema. Cada asociación realiza sus procesos de acuerdo a su buen saber y entender. Aunque a nivel general ingresan empleados, llevan la contabilidad, manejan préstamos, ahorros y aportaciones pueden presentar diferencias en su gestión.
  6. Número máximo de dígitos para los números. El monto de una moneda manejado por una cooperativa pequeña puede ser mucho menor que la de una gran empresa. Si el software es diseñado para varios países una moneda fuertemente devaluada puede requerir mucho más dígitos.
  7. Gestión de moneda extranjera. Algunas instituciones de microfinanzas reciben fondos de agencias internacionales. Por esta razón requieren usar múltiples divisas en sus cuentas.
  8. El formato de fechas. El manejo de fechas puede ser diferente en varios países. Generalmente los programas de software adoptan el formato basado en las especificaciones de Windows.
  9. Transferencia de los datos. En la migración de los datos se pueden presentar problemas relacionados con el volumen de información a guardar en la base de datos. Aunque la información esté en digital puede presentar incompatibilidades entre el sistema anterior y el actual. La distorsión puede ser de tal envergadura que la instalación del nuevo sistema se convierta en un proceso de auditoría exhaustivo que requiera tiempo y esfuerzo.  
  10. Formato de reportes.  La presentación de los datos puede ser diferente a las necesidades de la cooperativa. Algunos reportes serán fáciles de modificar, mientras que otros requerirán ajustes de programación.

La resistencia al cambio, la motivación de los empleados, sus destrezas y conocimiento también son factores determinantes al instalar un software para cooperativas. En este caso, incluir a los trabajadores desde el inicio del proceso marcará la diferencia.

La capacitación del personal así como la comunicación de los aspectos del nuevo sistema ayudará a la adaptación de todos los involucrados. Gestionar estos inconvenientes permitirá subsanarlos a tiempo e instalar el software exitosamente.